O controle de caixa escolar é o processo que se responsabiliza por cuidar das finanças, com a gestão de gastos fixos e variáveis, registro de entradas e saídas e demais atividades de análise.
Com esse controle, é possível conhecer o orçamento da escola e fazer uma gestão administrativa mais coerente com a realidade financeira da instituição. A partir disso, os planos e projetos pedagógicos podem estar mais alinhados com a parte gerencial.
Neste artigo, saiba como manter o controle de caixa escolar e como garantir o sucesso do negócio com uma boa gestão financeira!
O que é o controle de caixa escolar?
Esse é o processo responsável pelo monitoramento das entradas e das saídas de um caixa. Com isso, é feito também o controle das contas a pagar e dos gastos fixos e variáveis.
Com o controle de caixa escolar, é possível fiscalizar os valores, realizar aplicações sustentáveis e prevenir gastos desnecessários, para manter o sucesso financeiro da instituição e evitar prejuízos.
Como funciona a gestão financeira escolar?
Na prática, a gestão financeira escolar funciona do mesmo modo que a de uma instituição. É necessário definir os métodos para controlar as finanças e manter o equilíbrio financeiro, com:
- definição de metas alinhadas e estratégicas;
- controle do orçamento mensal e anual;
- monitoramento de gastos;
- identificação de novos investimentos;
- rastreamento de inadimplências;
- flexibilização dos meios de pagamento.
Qual a importância do controle de caixa escolar?
O controle de caixa escolar é o que vai garantir que as finanças da instituição não fiquem zeradas. Além disso, com uma boa gestão financeira, é possível lançar ofertas e precificação mais atraentes, o que ajuda também na atração e captação de novos alunos.
O processo de controle de caixa escolar é útil até mesmo na relação com os stakeholders. A partir de uma gestão eficiente, é possível atrair investidores e acionistas, de modo a expandir as oportunidades de negócio.
Em outras palavras, o controle de caixa escolar é uma etapa necessária para a gestão de negócios e as perspectivas de crescimento. Fazer a manutenção das finanças se torna extremamente necessário para a adesão de novas estratégias e metodologias.
Como fazer o controle de caixa escolar?
Como visto, a gestão financeira passa pelo controle de caixa escolar para garantir mais assertividade nas entradas e saídas de dinheiro da instituição. A seguir, confira alguns passos essenciais para fazer esse processo da melhor maneira!
Levante os recursos financeiros
Para começar, é preciso conhecer a realidade financeira da escola. Por isso, faça um levantamento de todos os recursos atuais da escola, avaliando o que está disponível no caixa.
Em seguida, faça uma avaliação da situação econômica geral, compreendendo se há dívidas, riscos, prejuízos, inadimplência e excessos de gastos. Quanto mais dados forem levantados nesse momento, mais fácil é para analisar o contexto.
Registre todas as entradas e saídas
Conhecendo a situação da escola, é hora de começar a assumir o controle. Nesse caso, é importante usar um método para registrar todo o dinheiro que entra e sai do caixa.
Geralmente, as receitas são relacionadas à mensalidade dos alunos, uma vez que é a principal fonte de rendimentos da escola. Sendo assim, tenha um controle de datas de pagamento, valores e responsáveis. Desse modo, é possível fazer o acompanhamento e identificar inadimplentes.
O próximo passo é fazer o mesmo com as saídas em andamento e previstas. Contas a pagar, gestão de pagamentos aos colaboradores, investimentos e demais despesas devem ser registradas com valores, datas e destino.
Identifique os gastos fixos e variáveis
Depois do registro, fica mais fácil fazer uma avaliação mais crítica das saídas. Reconheça quais são os gastos fixos, ou seja, que não deixarão de existir no próximo mês, e saiba qual é o custo básico da escola.
Além disso, reúna os gastos variáveis, ou seja, que podem mudar a cada mês, e reforce o panorama ao reconhecer os custos médios da instituição. Dessa forma, é possível compreender como é o orçamento e onde está sendo aplicado.
Com os gastos fixos e variáveis organizados, é possível mapear possíveis cortes ou reduções de gastos. Desse modo, a escola encontra estratégias para economizar e melhorar o equilíbrio do caixa, a fim de mantê-lo sempre positivo.
Use relatórios financeiros para tomar decisões estratégicas
Aproveite para montar relatórios com todos os dados que estão sendo obtidos a partir desse processo de organização. Além disso, mantenha a gestão e uma rotina de registros assertiva. Com isso, é possível monitorar de perto o fluxo de caixa e indicadores relevantes.
A produção de relatórios financeiros ajuda a ter uma visualização mais clara da saúde financeira da escola. Desse modo, é possível tomar decisões com base em dados, tornando a gestão mais estratégica e eficiente.
Invista em softwares de gestão financeira escolar
Por fim, experimente usar a tecnologia como aliada. Invista em softwares de gestão financeira, que facilitam o controle do fluxo de caixa e ajudam a prevenir problemas de inadimplência.
Ao contar com sistemas especializados para a gestão escolar, é possível personalizar as métricas e fazer o acompanhamento das movimentações com base na realidade da escola. Por isso, buscar por soluções customizadas para a área de atuação é sempre uma boa escolha.
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Com os softwares de gestão financeira escolar, ainda é possível otimizar o processo, reduzir o trabalho e diminuir a incidência de erros. Desse modo, os relatórios são mais precisos, a rotina mais automatizada e os serviços adaptados às necessidades de uma escola.
Esses programas podem, inclusive, automatizar a cobrança de inadimplentes, de modo a favorecer as entradas de caixa. Até mesmo a aplicação de juros e multas por atraso pode ser calculada rapidamente e automaticamente.
Como visto, o controle de caixa escolar é um processo importante para monitorar as finanças da instituição. Com dados reais e processados, é possível tomar decisões mais estratégicas e fugir de prejuízos financeiros.Quer saber como investir em softwares especializados para escolas? Entre em contato conosco e garanta já novos recursos para a sua instituição!