Fazer uma boa organização escolar traz impactos positivos em diversos âmbitos. O desempenho acadêmico dos alunos pode melhorar, a comunicação com as famílias é aprimorada e até mesmo a retenção dos estudantes é aumentada.
Para fazer uma gestão organizada, no entanto, é fundamental adotar algumas técnicas eficientes e que se alinham à estrutura interna. Para isso, conhecer as necessidades da escola e as demandas dos alunos faz toda a diferença.
Que tal conferir algumas dicas para caprichar na organização escolar? Acompanhe este artigo e fique por dentro de boas práticas para uma gestão aprimorada!
Criação de uma cultura organizacional escolar
Para começar, é importante que a instituição de ensino tenha uma cultura organizacional. Visualizar a escola como uma empresa é fundamental para criar um plano de negócios com objetivos, projetos, etapas e métricas para acompanhar o desempenho.
A cultura organizacional é a base para construir todo esse processo. Afinal, é o que vai definir os diferenciais que a escola vai perseguir e o impacto que deseja causar na sociedade, no mercado e nos clientes, ou seja, nos alunos e familiares.
Basicamente, a cultura organizacional reúne valores, normas, práticas, crenças e comportamentos que fazem parte da rotina de uma instituição. Desse modo, a escolha dos investimentos, dos recursos usados no dia a dia, das metodologias de ensino aplicadas e da abordagem da escola será baseada no aspecto cultural.
Gestão de comunicação
Com uma cultura organizacional escolar estabelecida, é possível trabalhar uma comunicação eficiente, a fim de sustentar os valores defendidos. Nesse caso, é preciso tanto elaborar uma estratégia de troca de informações quanto escolher um sistema adequado para esse objetivo.
Estabelecer meios de comunicação internos é fundamental para que a organização aconteça de maneira fluida. Dessa forma, os colaboradores e professores podem conectar as atividades e integrar processos, tornando toda a rotina mais colaborativa.
O mesmo vale para a comunicação com os demais membros da comunidade escolar, como alunos e família. Ter um sistema conhecido para a troca de informações relevantes vai permitir alinhar processos, manter a pontualidade do pagamento das mensalidades, divulgar avisos e se relacionar melhor com o público externo.
É necessário também ter um canal de comunicação para que novas pessoas consigam chegar até a instituição. A captação de novos alunos pode ser ainda mais eficiente com uma estratégia comunicativa eficiente, que consegue divulgar os diferenciais da escola, apresentar os atrativos e compartilhar as conquistas, de modo a mostrar o valor agregado ao se matricular na instituição.
Padronização de procedimentos
Quanto mais padronizados forem os procedimentos internos, mais fácil será para gerenciar as tarefas e apresentar as etapas para novos colaboradores. Ou seja, o processo de onboarding pode ser otimizado e acelerado, favorecendo a integração de novos membros da equipe pedagógica e administrativa.
A padronização também ajuda a prevenir erros e a melhorar as previsões. Esse é um cuidado muito importante para alinhar prazos com os alunos e a família, a ponto de ajudar também a atender as expectativas dos demais membros da comunidade escolar.
A padronização dos procedimentos pode ser feita com a criação de protocolos a serem seguidos. Conforme são aplicados na rotina, podem passar por ajustes, até chegar na versão mais otimizada e ágil para os colaboradores. Desse modo, a escola foca na melhoria contínua e no desenvolvimento interno.
Criação de um ambiente físico e digital organizado
Atualmente, conectar o mundo físico ao digital é uma vantagem. Assim, é possível aumentar a segurança da informação, prevenir perdas, melhorar a organização, facilitar o controle de acesso e até mesmo otimizar demandas.
No entanto, é importante que tanto o ambiente físico quanto o digital sejam organizados de maneira lógica e de fácil compreensão para os colaboradores. Solicitar feedbacks e ouvir a opinião das pessoas que trabalham na escola vai ajudar a criar um padrão organizacional mais intuitivo e prático.
No ambiente físico, garanta o uso de pastas, arquivos e armazenamento lógico, por meio de códigos ou padrões que podem ser seguidos de maneira intuitiva. Além disso, certifique-se de que o acesso a esses ambientes seja controlado apenas para pessoas autorizadas, como os colaboradores da escola, uma vez que podem conter dados sensíveis dos alunos e da família.
O mesmo vale para o ambiente digital. O armazenamento em nuvem é uma estratégia segura e eficiente para gerenciar os dados e as informações referentes à escola. Ao mesmo tempo, é uma excelente ideia contar com softwares que facilitam o controle de acesso, apresentam memória suficiente para suportar os arquivos e ajudam na gestão dos documentos.
Uso de tecnologias para automatizar tarefas
Por fim, aproveite tudo o que a tecnologia tem a oferecer de melhor. Atualmente, existe uma infinidade de recursos que se adaptam bem ao ambiente educacional e podem ser usados para melhorar processos e transformar rotinas.
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Com recursos tecnológicos, é possível até mesmo automatizar tarefas. Afinal, diversas ferramentas de Inteligência Artificial (IA) podem ser aplicadas em softwares usados no dia a dia. Dessa forma, basta instituir o sistema e treinar o algoritmo para repetir processos e torná-los automatizados.
Para a rotina das escolas, a automatização de tarefas serve para diminuir a sobrecarga dos colaboradores e melhorar o foco na experiência do aluno. Com menos demandas manuais e repetitivas a serem cumpridas, pois foram delegadas aos sistemas, os membros da comunidade acadêmica podem se dedicar à criação de estratégias que favoreçam o desempenho escolar dos estudantes.
Em geral, a organização escolar precisa ser realizada de acordo com as necessidades da rotina de uma instituição. Por essa razão, nada melhor do que contar com o apoio das pessoas que estão mais envolvidas no dia a dia escolar e que conhecem a fundo as principais demandas. Desse modo, é possível selecionar as melhores práticas, técnicas e ferramentas para otimizar processos e melhorar os serviços oferecidos.Gostou da ideia? Conheça o Sistema de Gestão Educacional da System Brasil e dê um novo ar para a organização da sua escola!